Mengubah Tampilan Data Dengan Menggunakan Format Cell ~ Gali-Ilmu95

Fasilitas Format Cell pada Excel berguna untuk mengatur berbagai tampilan angka, meratakan tampilan data, huruf, bingkai, pola latar belakang suatu sel atau range, warna dan proteksi data. Sebagai contoh adalah pengaturan tampilan data, anda mengetik angka 10.8 pada satu sel, Excel otomatis akan menampilkan data angka seperti diketikkan. Anda dapat menentukan format menjadi 10.8 atau Rp 10.8 atau $ 10.8 dan lainnya sesuai format yang dipilih.

Dalam MS Excel 2007, menu format cell ditampilkan oleh menu Home, tampilan kotak dialog dapat diaktifkan dengan mengklik tool Font, Aligment I ataupun Number. Tanpa menampilkan kotak dialogpun, anda bisa saja menggunkan icon atau tool yang ditampilkan dengan langsung mengklik masing-masing tool atau tanda panah kecil yang disamping masing-masing tool jika anda ingin membuka atau melihat sub menu yang ada. Namun demikian ada beberapa sub menu yang tidak ada pada tool, sehingga anda harus membuka kotak dialog Format Cell untuk bisa mengubah tampilan data anda sesuai keinginan.

GAMBAR

Pada kotak dialog Format Cell terdiri dari beberapa tab yakni Number, Aligment, Fon, Fill dan Protection, yang dapat diaktifkan dengan mengklik salah satu tab. Masing-masing tab akan diuraikan berikut ini :

A. NUMBER

Digunakan untuk memformat nilai numeric yang terdiri dari beberapa angka, nilai satuan mata uang, tanggal, waktu, persentase dan lainnya. Pada menu Category format angka dan maknanya adalah sebagai berikut :

- General :

Menampilkan nilai dengan format sesuai yang dimasukkan

- Number :

Digunakan untuk menampilkan angka dan jumlah angka desimal yang ingin digunakan. Angka negatif dapat ditampilkan warna merah atau diawali dengan tanda – (minus).

- Currency & Accounting :

Digunakan untuk menampilkan simbol mata uang Rp, $ dan sebagainya dengan memilih pada kotak pilihan simbol dan menentukan tempat desimal serta tampilan untuk angka negatif. Perbedaan antara penempatan simbol mata uang, jika dalam Currency simbol mata uang hanya berjarak satu spasi dengan angka. Sedangkan pada Accounting simbol mata uang ditempatkan rata kiri pada sebuah kolom berdasarkan angka terbanyak.

- Date :

Berfungsi untuk menampilkan format tanggal, tampilan bisa berupa hari, bulan dan tahun dengan tanda pisah/dan – atau spasi. Alternatif yang ditawarkan oleh Excel sangatv beragam yang dapat disertakan dengan format waktu.

- Time :

Menampilkan format waktu, tampilan format adalah jam, menit, detik. Dapat juga menampilkan keteranga AM atu PM.

- Percentage :

Format angka dan ditambahkan tanda % pada bagian belakang angka. Excsl akan mengalihkan angka pada suatu sel dengan 100 dan menampilkan hasilnya dengan tanda persen.

- Fraction :

Berfungsi untuk menampilkan angka berbentuk pecahan seperti 1/3, 2/5 dan sebagainya.

- Scientic :

Berfungsi untuk menampilkan angka dalam notasi ilmiah.

- Text :

Berfungsi untuk menampilkan teks dan angka pada sebuah sel atau range, dan Excel akan menampilkan sesuai yang diketikkan.

- Special :

Format ini didesain khusus untuk menampilkan format kode pos, nomor telepon dan jaminan social.

- Custom :

Dapat digunakan untuk memformat angka yang ditentukan dan membuat satuan yang diinginkan seperti unit, liter, tahun, gram, dll. Karena stuan tersebut tidak disajikan dalam menu Format Cell Number ini. Simbol # mewakili sebuah angka atau karakter dan 0 mewakili sebuah angka nol.

Contoh-contoh Format Angka :

Contoh 1 :

Misalnya akan memformat angka-angka pada TOTAL TARIF denga format Accounting, sehingga hasilnya diberi lambing RP.

Cara memformat :

a) Ketiklah data dibawah ini

b) Setelah selesai diketik, blok total tariff (C7…C10).

c) Klik salah satu kotak dialog Format Cells.

d) Klik tab Number .

e) Kemudian pada kotak Category, pilihlah (klik satu kali) jenis format yang anda inginkan, dalam contoh ini klik Accounting

f) Pada kotak symbol carilah RP

g) Kemudian pada kotak Decimal places , tentukanlah jumlah decimal yang diinginkan jika dibutuhkan.

h) Setelah selesai klik OK.

i) Maka akan mendapatkan hasil seperti dibawah ini.

Jika anda memformat suatu angka, Anda bisa mengembalikan ke format semula dengan memilih General. Blok kembali angka-angka tersebut, klik kembali menu Format kemudian pilih Cells. Pilih General kemudian klik O)K.

Contoh 2.

Kita akan memformat data berupa tanggal yakni 15 januari 2009 dan jam 7 lewat 45 menit 10 detik, maka tampilan yang dihasilkan bisa kita format seperti table berikut :

Cara mengaktifkan kotak dialog Format Cells sama dengan langkah diatas, selanjutnya anda dapat memilih Category Date untuk memilih tampilan tanggal yang anda inginkan seperti gambar berikut :

Dan memilih Category Time untuk memilih tampilan jam yang anda inginkan, seperti gambar berikut ini :

Contoh 3.

Jika anda ingin membuat tampilan angka menyatu dengan satuannya sebagai data numerik maka kita dapat menggunakan Category custom, sehingga data tersebut dapat digunakan rumus fungus. Misalnya kita ingin membuat dalam satu sel data “5 Liter” dan nantinya data tersebut akan digunakan rumus fungsi, maka satuan “Liter” harus kita buat/setting terlebih dahulu dalam menu ini.

Caranya :

a) Ketik angka normal pada sel B3, B4, C3 dan C4

b) Letakkan pointer pada sel C3

c) Klik menu Format Cells, dan pilih Category Custom

d) Klik Tipe, hapus general, kemudian ketik : # “Liter” seperti pada gambarberikut dibawah ini dan klik OK

Maka anda akan melihat tampilan seperti Sel C3, selanjutnya untuk Sel C4 anda tinggal memilih kembalu Type # “Liter” karena satuan tersebut akan tetap ada dan dapat digunakan kapan saja anda butuhkan. Anda dapat saja menambahkan satuan lainnya yang sesuai dengan kebutuhan anda.

B. ALIGMENT (PERATAAN TEKS)

Fasilitas aligment digunakan untuk mengatur penjajaran data yang tersimpan pada suatu sel atau range dengan posisi rata kiri, rata kanan, rata tengah, rata kanan kiri atau kolom, serta penggabungan beberapa sel menjadi satu.

- Horizontal ; digunakan untuk memilih perataan tampilan secara horizontal. Fungsinya sama dengan toolbar standar dibawah ini.

- Vertical ; untuk memilih perataan tampilan secara vertical.

- Top ; menempatkan data dengan posisi di bagian atas pada suatu sel

- Center ; menempatkan data dengan posisi ditengah suatu sel

- Bottom ; menempatkan data dengan posisi dibawah pada suatu sel

- Justify ; menempatkan rangkaian data pada suatu sel

- Orientation ; untuk mengatur orientasi dan derajat posisi kemiringan data/teks.

C. FONT (HURUF)

Digunakan untuk mengubah tampilan huruf, angka atau data sesuai denga jenis huruf, style, ukuran huruf, menambahkan garis bawah, menentukan warna huruf serta pemberian efek pada huruf seperti membuat bilangan berpangkat ataupun bilangan untuk rumus kimia dll. Contohnya 2³, H₂O, 5^n-1, dll.